Cómo hacer una factura: guía clara para pequeños negocios

Cómo hacer una factura en cinco pasos

1. Indica quién cobra y a quién. Arriba pon el nombre de tu negocio, tu dirección y una forma de contactarte; después, el nombre y la dirección del cliente. Un logo es agradable, pero no es indispensable.
2. Ponle número y fecha. Dale a la factura un número que no se repita, la fecha en que la emites y la fecha límite de pago. Si acordaron condiciones como neto 30, escríbelas.
3. Enumera lo que hiciste o vendiste. Una línea por trabajo o producto, con una descripción sencilla, una cantidad y un precio. Redáctala para que el cliente pueda relacionarla con lo que te pidió.
4. Agrega lo adicional. Suma el descuento, el impuesto sobre las ventas, el envío y el anticipo que ya recibiste, y revisa que el total y el saldo pendiente sean los que esperas.
5. Indica cómo pagar y envíala. Escribe las instrucciones de pago con palabras, guarda el PDF y mándalo con un mensaje corto. Conserva una copia para tus registros.

Qué poner en una factura

El IRS (el servicio de impuestos federales de EE. UU.) dice que la ley no exige un tipo de registro en particular y que las facturas que emites sirven como respaldo de los ingresos que declaras. Así que no existe un formato único obligatorio. En la práctica, una buena factura responde las preguntas que tendrá tu cliente al recibirla: de quién es, por qué es, cuánto es y para cuándo.

• Quién vende: nombre del negocio, dirección, correo o teléfono, y un ID fiscal o número de permiso si lo tienes.
• Quién compra: el nombre del cliente y, si lo tienes, su dirección o correo.
• Un número de factura único, para que tú y tu cliente puedan referirse a ella.
• La fecha de emisión y la de vencimiento, o las condiciones de pago, como pago al recibir o neto 30.
• Conceptos detallados: una descripción breve, la cantidad, el precio unitario y el importe de cada línea.
• El subtotal, el descuento si lo hay, el impuesto sobre las ventas en una línea aparte, el envío y el total.
• Cualquier anticipo o pago ya recibido y el saldo que falta.
• Cómo pagar, escrito con palabras, y las notas o condiciones que quieras que vea el cliente, como una política de recargo por pago tardío.

El generador solo exige el nombre del cliente. Llena del resto lo que tu cliente necesite. Un trabajo de una línea para un vecino requiere menos que la cuenta mensual de una empresa con departamento de compras, que quizá también quiera un número de orden de compra en la página.

Factura, cotización o recibo: ¿cuál necesitas?

Los tres documentos se parecen, pero cumplen funciones distintas. Usar el correcto evita confusiones y, a veces, disputas.

Un flujo común es cotización primero, factura al terminar el trabajo y recibo cuando llega el dinero. En trabajos pequeños que se pagan en el momento, basta con un recibo.

El impuesto sobre las ventas en una factura

Las reglas del impuesto sobre las ventas las fija cada estado, no el IRS, y cambian. Esta sección es una nota breve y general basada en páginas del Texas Comptroller (el Contralor de Texas). No es asesoría fiscal ni legal. Antes de apoyarte en algo de esto, confirma las reglas vigentes con el Comptroller o con un profesional de impuestos.

En Texas, la tasa estatal del impuesto sobre las ventas es de 6.25 por ciento. Las ciudades, los condados y los distritos especiales pueden sumar hasta 2 puntos porcentuales, así que la tasa combinada puede llegar a 8.25 por ciento, y depende de dónde se hace o se entrega la venta. El Comptroller ofrece un buscador de tasas por dirección.

El Comptroller indica que un vendedor de Texas, por lo general, debe mostrar el monto del impuesto por separado en la factura o el recibo, o darle al cliente una declaración escrita de que el impuesto está incluido en el precio. Por eso el generador muestra cada impuesto en su propia línea y tiene un interruptor para los precios que ya incluyen el impuesto.

No todo es gravable. Muchos servicios están gravados en Texas y algunos lo están solo en parte, así que el generador te deja marcar cada línea como gravable o no, y calcula el impuesto solo sobre las líneas gravables. Si juntas artículos gravables y no gravables en una sola suma, la guía del Comptroller trata toda la suma como gravable a menos que los no gravables se indiquen por separado; detallar los conceptos ayuda.

Algunos compradores, como las organizaciones sin fines de lucro y las entidades de gobierno, están exentos y entregan al vendedor un certificado de exención. No estás obligado a aceptarlo, pero si lo aceptas, guárdalo y anota en la factura que el cliente está exento.

El cuadro de la tasa de impuesto viene vacío. No se rellena nada de antemano, porque la tasa correcta depende de tu situación. Escribe tu tasa, o varias si tienes un impuesto estatal y uno local, y la herramienta hace la aritmética.

Números de factura y condiciones de pago

Un patrón de numeración mantiene tus facturas en orden. Uno común es un prefijo corto, el año y un conteo corrido, como INV-2026-0001. El generador lo arma por ti y, si activas Recordar en este dispositivo, suma uno después de cada descarga. Si prefieres numerar a tu manera, escribe el número que quieras.

Las condiciones de pago dicen cuándo esperas cobrar. Pago al recibir significa de inmediato. Neto 15 significa dentro de 15 días desde la fecha de la factura, neto 30 dentro de 30 días, y así sucesivamente. Plazos más cortos significan dinero más rápido, pero pueden alejar a clientes grandes, que suelen tener sus propios ciclos de pago. Elijas lo que elijas, acuérdalo antes de empezar el trabajo y escríbelo en la factura.

Si cobras un recargo por pago tardío, dilo en las condiciones antes de necesitarlo, por ejemplo un monto fijo o un porcentaje al mes después de la fecha de vencimiento. Revisa qué permite tu estado. El cuadro de condiciones del generador es texto libre, así que puede contener la redacción que acordaron tú y tu cliente; no sugiere ningún recargo.

Español, inglés o ambos en una misma factura

Muchos pequeños negocios atienden a clientes que leen inglés, español o ambos. El generador te deja elegir el idioma del documento por separado del idioma de la página, así que un dueño que habla español puede cobrarle a un cliente que habla inglés, y al revés.

En el modo bilingüe cada etiqueta aparece en los dos idiomas, el inglés primero y el español más pequeño debajo, mientras que las descripciones que escribes quedan tal como las redactaste. Las etiquetas en español se escribieron para el uso comercial en EE. UU. y están pendientes de revisión por un hablante nativo; si alguna te suena rara en tu región, las descripciones y las notas son texto libre que puedes escribir tú.

Los acentos, la ñ, los signos de apertura de pregunta y exclamación y el símbolo del euro se imprimen bien. Si escribes un carácter que la fuente estándar del PDF no puede dibujar, como una letra de otro alfabeto, el generador cambia para ese documento a una fuente incrustada de licencia abierta, para que nada se convierta en un cuadrito.

Tus datos y tu privacidad

El generador de facturas funciona en tu navegador. Lo que escribes no se sube a nuestros servidores, y la página del generador no tiene anuncios ni scripts de terceros. Esta guía es diferente: por ahora tampoco lleva anuncios, pero si algún día los lleva, se quedan en esta página y nunca aparecen en la del generador.

Por defecto no se guarda nada. Se conserva un borrador en la pestaña abierta para que actualizar la página no te haga perder el trabajo, y desaparece al cerrarla. El interruptor Recordar en este dispositivo guarda tus datos en el navegador hasta que presiones Borrar datos guardados. Déjalo apagado en una computadora compartida o pública, porque quien use ese navegador después podría leer lo guardado.

La herramienta no tiene campos para números de tarjeta o de cuenta y no cobra pagos. Si pegas algo que parece un número de tarjeta en un cuadro de notas, te avisa. También puedes guardar un archivo de respaldo de tu factura y abrirlo después. El respaldo es texto sin cifrar, así que consérvalo en un lugar privado.

Consejos para cobrar más rápido

Envía la factura el mismo día en que termines el trabajo, mientras todo está fresco. Pon la fecha de vencimiento a la vista y el saldo pendiente en las letras más grandes de la página. Facilita el pago: di exactamente cómo, ya sea un cheque a nombre de alguien, una transferencia a los datos que das por teléfono o un enlace de pago que envías por separado.

Sé específico en las descripciones. Una línea como "Instalación de estantes en la oficina" es más fácil de aprobar que "Mano de obra". Si tu cliente necesita un número de orden de compra, ponlo en la factura o puede quedarse en una fila de espera. En trabajos grandes, pide un anticipo moderado y muéstralo en la factura para que el saldo quede claro.

Si una factura vence sin pago, suele funcionar un recordatorio breve y amable con la factura adjunta. Mantén todos los mensajes corteses y basados en hechos. Si una factura sigue sin pagarse después de semanas, revisa las reglas de tu localidad y considera pedir consejo a un profesional.

Fuentes y lecturas adicionales

• IRS: qué tipo de registros debo conservar (en inglés)
• Texas Comptroller: impuesto sobre las ventas y el uso, con el buscador de tasas (en inglés)
• Texas Comptroller: cobro del impuesto sobre las ventas, preguntas frecuentes (en inglés)
• Texas Comptroller: certificados de exención (en inglés)

Preguntas frecuentes