Generador gratis de órdenes de compra

Cómo hacer una orden de compra en cinco pasos

1. Anota tu negocio y al proveedor. Escribe los datos de tu negocio y luego el nombre, la dirección y el contacto del proveedor. Si marcaste Recordar en este dispositivo antes, elige al proveedor de tu lista guardada.
2. Pon el número, las fechas y el código de trabajo. Revisa el número de la orden, agrega la fecha del pedido y la fecha en que necesitas el material, y escribe el código del trabajo para que esta orden quede ligada a su obra.
3. Lista lo que vas a pedir. Agrega una línea por artículo con descripción, cantidad, unidad y precio unitario. Usa Otros cargos para el envío, una tarifa, el impuesto o un descuento. Después escribe las condiciones de pago y las notas.
4. Firma y elige el papel. Escribe quién autoriza la orden y la fecha. Elige US Letter o A4, y luego inglés, español o los dos lado a lado para las etiquetas impresas.
5. Descarga el PDF y envíalo. Presiona Descargar PDF y mándalo por correo o imprímelo. Si pediste por teléfono, envíalo justo después de la llamada para que ambos tengan la misma lista por escrito.

Qué es una orden de compra

Una orden de compra es una hoja corta que escribe quien compra antes de que llegue cualquier material. Dice quién compra, quién vende, qué se pide, cuántos, a qué precio, adónde se entrega y para cuándo se necesita.

Es fácil confundirla con otros papeles. La cotización la hace quien vende y dice cuánto piensa cobrar. La orden de compra la hace quien compra y dice lo que pide. La factura la emite el vendedor después del pedido y dice lo que se debe. El recibo llega al final y dice que ya se pagó.

Qué va en cada campo

Casi todo el formulario son datos simples. Estos campos merecen un segundo de atención, porque la gente se los salta.

Códigos de trabajo y números de orden

Cada orden tiene un campo para el código del trabajo o proyecto. Convierte un montón de órdenes en un registro de lo que costó cada obra. Con el código en todas las órdenes, a fin de mes sacas las de una obra y las sumas, en lugar de adivinar qué entrega de madera era de qué casa.

Que el código sea corto y que en la oficina todos usen el mismo estilo: el número de la calle, el apellido del cliente o algo como J-214. Si una orden cubre material de dos obras, haz dos órdenes. Pide al proveedor que anote el número de la orden en su nota de entrega y en su factura; así el papeleo vuelve solo a la carpeta correcta.

La herramienta numera las órdenes así: PO-2026-0001, es decir, las letras PO, el año y un contador de cuatro dígitos que sube de uno en uno. El contador se guarda solo si marcas Recordar en este dispositivo. Sin esa marca, tú pones el número, y siempre puedes cambiarlo a mano. No repitas nunca un número. Un hueco en la secuencia no hace daño, pero dos órdenes distintas con el mismo número sí.

Cómo escribir las líneas para recibir el material correcto

Casi todos los errores de entrega vienen de una línea que dos personas leen distinto. Cada línea lleva descripción, cantidad, unidad y precio unitario, y la herramienta multiplica la cantidad por el precio para sacar el importe de la línea.

• Describe el artículo como lo vende el proveedor: medida, grado, color, acabado, marca o número de modelo.
• Elige la unidad que coincida con el precio cotizado: pieza, caja, saco, rollo, pie, pie cuadrado u hoja. Un precio por pie multiplicado por cajas da un total equivocado.
• Pon un solo artículo por línea, para poder revisar la entrega línea por línea.
• Escribe el precio que te dieron. Si todavía no lo sabes, déjalo en cero y dilo en las notas, para que nadie tome la hoja por una orden con precios.
• El dinero se calcula en centavos enteros. Cada línea se redondea una sola vez al centavo más cercano y el subtotal suma esas líneas ya redondeadas.

Envío, tarifas, impuestos y descuentos

Debajo de las líneas hay una sola línea manual de Otros cargos, con una etiqueta y un monto que puedes editar. Úsala para el flete, un cargo por combustible, una tarifa de reposición, el impuesto o un descuento prometido.

La herramienta no calcula impuestos ni envío. Si el proveedor te dijo el impuesto por teléfono, escribe esa cifra y ponle etiqueta. Si no, déjalo para su factura. Sobre qué lleva impuesto en tu zona, revisa las reglas locales o pregunta a tu contador.

La página muestra el subtotal de las líneas, los otros cargos y el total. Puedes elegir USD, CAD, MXN, EUR, GBP o AUD, pero la herramienta no convierte entre monedas; elige la moneda en la que cobra el proveedor.

Comparar la entrega y la factura con la orden

Lo importante de una orden es lo que haces con ella después. Cuando llegue el camión, compara lo que bajó con las líneas y anota lo que falte, venga dañado o sea un sustituto antes de que se vaya el chofer. Cuando llegue la factura, compara artículos, cantidades y precios con la orden, y busca el número de orden y el código de trabajo.

Si algo no coincide, tienes una hoja con fecha para señalar.

Guarda cada orden con su nota de entrega y su factura, una carpeta por obra. Suma las facturas por código de trabajo y tendrás el costo real de los materiales.

Pedidos por teléfono y proveedores que hablan español

Llena el formulario mientras hablas o justo después, descarga el PDF y envíalo por correo con una línea: aquí está la orden de lo que acabamos de pedir; por favor confirma el precio y la fecha de entrega.

Si el proveedor, o quien descarga el camión, prefiere el español, cambia el idioma de impresión a español. Si en la oficina quieren los dos, elige lado a lado y cada etiqueta impresa aparecerá en inglés y en español en la misma hoja.

Solo se traducen las etiquetas. Lo que tú escribes, como las descripciones, las notas y las condiciones, se imprime tal cual, sin traducción automática; escribe esas partes en el idioma de quien las va a leer, o en los dos.

El formulario en blanco, los proveedores guardados y tu privacidad

Formulario en blanco imprime la hoja con cuadros vacíos y renglones para llenarla a mano en el mostrador o en la camioneta. Conserva los datos de tu negocio arriba.

Nada de lo que escribes se sube a ningún lado y no hay cuenta. El PDF se crea en tu navegador. Sin la marca, lo único que se conserva es un borrador de esta pestaña del navegador, que desaparece al cerrarla. Si marcas Recordar en este dispositivo, puedes guardar proveedores y elegirlos otra vez después, y también se guarda el contador. Todo se queda en este dispositivo. Presiona Borrar datos guardados para eliminarlo. En una computadora compartida, deja la casilla sin marcar.

La lista guardada no es un respaldo: si borras los datos del navegador, se pierde.

Preguntas frecuentes